La gestión judicial en la Ciudad de Buenos Aires

En el año 2007, luego de varias reuniones con personal especializado de la Subsecretaria de la Gestión Pública de la Jefatura de Gabinete de Ministros del Gobierno Nacional, con el Consejo de la Magistratura de la Ciudad de Buenos Aires y diferentes unidades que conforman el Poder Judicial local, se arribó a un texto definitivo al que adhirieron: la Secretaría General de esta Cámara, los Juzgados del Fuero Nº5, 10, 12 y 14; la Fiscalía ante la Cámara de Apelaciones Nº2, la Fiscalía Nº8, la Defensoría Nº1; y por el fuero Contencioso Administrativo y Tributario: la Sala II del Tribunal y los Juzgados Nº4, 8 y 11.

Evaluaciones de operatividad

Para los Juzgados de la Jurisdicción se establecieron estándares que miden la capacidad de respuesta a los requerimientos, es decir, que en las causas penales se dicte sentencia dentro de los sesenta días corridos de recibidas con el requerimiento de elevación a juicio y en los casos de juicio abreviado o de suspensión del proceso a prueba se haga lo propio pero en diez días. Se fijó también como pauta la puntualidad en el inicio de las audiencias a la hora fijada.

En relación al Registro de Contravenciones, que por leyes (10, 12 y 1472) es una dependencia de esta Cámara, suministra datos sobre rebeldías y sentencias condenatorias firmes en materia contravencional. Se tienen además criterios temporales para medir la evacuación de pedidos de informes en 24 o 48 horas. En la Secretaría General del Tribunal se determinaron aspectos que hacen a la accesibilidad de la información (por mail, telefónica, fax), a la capacidad de respuesta y la transparencia.

Con los estándares establecidos se efectuaron las mediciones y luego de un sostenido resultado satisfactorio por parte de la Secretaría General se pasó a la etapa de efectividad dentro del circuito interno de labor cotidiano con estándares como: oficios ingresados=cantidad de veces que se confecciona la respuesta (con errores/sin errores); cantidad de búsquedas efectuadas en las bases de datos; proyectos de sentencias/resoluciones: cantidad de veces que se proponen borradores confluyendo a determinar cuánto tiempo demandó alcanzar el resultado (oficios o sentencias).

Instructivo para los Juzgados y la Cámara

En el mes de junio de 2008, en la órbita de esta Cámara, se constituyó la Comisión de Gestión Judicial en línea con la Comisión Nacional creada mediante la Acordada 37/2007 de la Corte Suprema de Justicia de la Nación.

Fueron invitados todos los magistrados de este fuero y del Contencioso Administrativo y Tributario de la Ciudad y el Departamento de Política Judicial del Consejo de la Magistratura local. A partir del mes de agosto se desarrollaron varias reuniones de trabajo de la Comisión para redactar los instructivos de gestión tanto para los Juzgados como para la Cámara. Esos instructivos fueron debatidos teniendo en cuenta las normas vigentes, las pautas delineadas en la Carta Compromiso con el Ciudadano, los documentos elaborados por los fueros del Poder Judicial Nacional y posibilidad de incorporar las tecnologías a la Justicia. Llevadas a cabo las reuniones y con el asesoramiento de especialistas de la CSJN se arribó a un texto definitivo, que se está implementando en los Juzgados 17 y 21 del fuero.

Realmente destacable es el “Instructivo de Gestión del fuero Penal, Contravencional y de Faltas -Juzgados de Primera Instancia- que fija como una de las políticas mejorar la calidad de vida de los integrantes de los Juzgados y su participación activa mediante la motivación, trabajo en equipo y capacitación.

Dentro de los objetivos se consignó la “comprensibilidad en las audiencias” y la “satisfacción de los usuarios”. Se describieron las tareas a partir de entender que el documento/ instructivo es además un elemento didáctico para todo el personal ya que allí se describen:

• Tareas administrativas de las Mesas de Entradas: desde la atención al público, recepción de escritos, imposición del sello fechador, libros de registro de causas, pases, recibos, la colaboración del personal en las audiencias, confección, remisión y recepción de cédulas, extracción de fotocopias, como efectuar diligencias en órbitas policiales u otras oficinas, archivo de causas en Secretaría.
• Manejo administrativo para el personal sumariante: distribución de causas, proyectos de resoluciones, notificaciones (incluida la electrónica a través del sistema JUSCABA), rebeldías y efectos incautados.
• Manejo de las audiencias: pasos previos, grabación en soporte magnético de lo que ocurre sea tanto en causas en materia de faltas como penales y contravencionales.
• Manejo administrativo de las causas por las cuales se encuentran personas privadas de su libertad: examen por parte del Cuerpo Médico Forense, depósitos de cauciones, comunicaciones al Registro de Reincidencia y al Ministerio de Relaciones Exteriores en caso de detenidos extranjeros.
• Manejo administrativo para la firma: el/la Secretario/a del juzgado revisa y corrige los proyectos de decretos que efectúan aquellos empleados que tienen asignada esa tarea para posteriormente remitirlos a el/la Juez/a, con la foliatura y los sellos completos. Si se efectúa alguna corrección, se debe acompañar nuevamente la hoja con las correcciones. Todos los proyectos de sentencias y de interlocutorios deben ser grabados en la carpeta digital correspondiente, para el control y corrección del/la Juez/a. Cuando se trata de causas con varios cuerpos o incidentes, y el proyecto que va a la firma requiere el análisis de todas las actuaciones, debe entregarse la causa completa. Una vez firmada, el secretario retira el despacho para proseguir con lo que se disponga.
• Capacitación: acciones para mejorar el desempeño general del Juzgado. Los objetivos son: Definir los criterios procesales del Juzgado. Agilizar la atención en la Mesa de Entradas. Crear una mayor fluidez con el destinatario. Mejorar el desempeño del Juzgado en general.
• Relación con los destinatarios: encuestas de satisfacción (cortesía y sensibilidad en la atención; estado de las Instalaciones del Juzgado; facilidades y comodidad; la rapidez en el despacho; percepción de la seguridad de los expedientes y documentos del Juzgado).
• Ambiente de trabajo: este aspecto llamativo se relaciona tanto con las condiciones edilicias en las que se llevan a cabo diariamente las tareas hasta cómo se desarrollan las relaciones humanas entre los integrantes del Juzgado para lo cual también se llevan a cabo entrevistas periódicas. El buen ambiente de trabajo se logra con la confianza mutua, con la participación -en cada nivel- en la toma de decisiones, con la transmisión (capacitación) de los conocimientos del Secretario y Prosecretario a los demás empleados y la integración del Juez al trabajo en equipo como director del mismo trazando métodos claros, uniformes y comprensibles para los distintos pasos del debido proceso.

Esta Cámara diseñó su propio instructivo de gestión que se encuentra en etapa de revisión por parte de la Comisión Nacional de Gestión Judicial dependiente de la Corte Suprema de Justicia de la Nación. Sobresale el objetivo de tender a fijar los procedimientos uniformes de aplicación general para minimizar errores y optimizar el servicio. Los principios que se tuvieron en cuenta son:

• Agilidad, celeridad y transparencia en la gestión.
• Atención respetuosa y esmerada al destinatario.
• Participación activa de todos los integrantes de las unidades mediante la motivación, el trabajo en equipo y la capacitación.
• Accesibilidad a los funcionarios y magistrados.
• Capacitación y mejora de la calidad de desempeño de los integrantes de las unidades jurisdiccionales.
• Progreso permanente del sistema de gestión.

Se establecieron pautas generales para la atención al público, la recepción de escritos, oficios, causas, caratulado y armado de expedientes, asignación de causas a los Juzgados y a las Salas del Tribunal, contiendas entre magistrados por razones de turno, procedimiento de integración de las Salas para el caso de ausencias, excusación o recusación de alguno de sus miembros, trámite de los expedientes en cada Sala, posibilidad de un registro informático de audiencias, registros de sentencias y de causas, estadísticas, sobre el Registro de Contravenciones, capacitación y auditorias.

Sistema informático de gestión de expedientes

Debe destacarse que desde el año 2000 esta Cámara de Apelaciones en lo Penal, Contravencional y de Faltas requirió al Consejo de la Magistratura de la Ciudad la implementación de un sistema informático que contemplara todas las necesidades del fuero. A partir del año 2005 conjuntamente con los especialistas del área se inició esa particular tarea y luego de numerosos intercambios de opiniones se construyó un sistema de gestión judicial de expedientes denominado JUSCABA (software libre). Tal herramienta posibilita desde ingresar un expediente, registrar los pasos procesales relevantes, efectuar búsquedas y consultar la base de datos del registro de contravenciones (actualmente en diseño de la consulta y prueba) desde cualquier equipo mientras se cuente con la debida contraseña ya que se accede a través de la red de Internet.

Es un sistema que hoy permite ser consultado por juzgados, fiscalías, defensorías y asesoría tutelar. Cabe acotar que nos encontramos en una etapa de prueba del sistema JUSCABA en cuanto a la posibilidad de que las causas sean asignadas informáticamente conforme a las pautas establecidas por acordada de la Cámara.

Por último quiero agradecer a los señores Jueces del Tribunal: Dr. Marcelo Vázquez (presidente fines 2003/2004), Dr. José Saez Capel (2005), Dr. Pablo Bacigalupo (2006), Dr. Fernando Bosch (2007) y Dra. Marcela De Langhe (2008) por la confianza depositada y su inestimable compromiso y participación en estos logros. No puedo dejar de mencionar a todos los funcionarios y empleados de la Secretaría General y del Registro de Contravenciones que participaron de reuniones y realizaron las mediciones de los estándares para mejorar la labor de todos los días.