¿Es posible administrar una oficina de abogados?

Una oficina de abogados que sobresale y perdura con éxito en el tiempo, es aquélla en la que su administrador tiene inteligencia emocional para atraer, retener y comprometer a profesionales talentosos, quienes a su vez  son liderados de modo que prosperan y se sienten recompensados por su trabajo.

Entre muchas características, los abogados compartimos generalmente una cierta aversión a establecer procesos formales de manejo de nuestros propios negocios. Lo explicamos con excusas poco válidas, como las especiales condiciones de nuestra práctica profesional, el hecho de que tratemos con otros abogados dentro de nuestra organización, una especial “idiosincrasia” o forma de entender las cosas, la “imposibilidad” de estandarizar situaciones que son distintas en cada caso, etc.

Sin embargo, una buena administración es una medida más que saludable, no sólo para grandes estudios con decenas de abogados y administrativos, sino también para oficinas pequeñas e incluso para quienes ejercen en solitario. Desde hace décadas, especialmente en Estados Unidos y Europa, y más recientemente en varios países de Latinoamérica, incluyendo a Chile, la organización para la prestación de servicios legales ha tendido hacia la empresarización, con una mirada más aguda en los resultados de fin de mes y ello exige una visión profesional en los temas de gestión.

La administración de una oficina de abogados incluye, como es obvio, su manejo económico-financiero, consistente en una buena gestión de cobranza y control de gastos, pero excede con mucho esta tarea, que de por sí no es simple. Hay factores inherentes a la clase de servicios que prestamos, a los activos que poseemos y al tipo de clientes que atendemos, que hacen de esta clase de administración un verdadero arte. En la actualidad, se encuentran casos en que ésta corresponde a una sola persona, a entes colectivos internos, a socios administradores, incluso, a gerentes no abogados. Sin embargo, cualquiera sea la forma de gestión que una oficina haya establecido, se presentan varios desafíos nada fáciles de resolver.

A continuación analizaremos algunas claves que no pueden perderse de vista al hablar de la administración de estudios jurídicos.

Manejo de la información

Por de pronto, los abogados trabajamos con información, es decir, conocimiento adquirido desde nuestros tiempos de estudiante y perfeccionado con los años de práctica y experiencia. Una oficina de abogados, por pequeña que sea, acumula durante sus años de vida toneladas de información, ya sea figuradamente al interior de las cabezas de sus abogados o literalmente, en documentos impresos que ocupan importante espacio físico o en mega y hasta gigabites que llenan servidores. Toda esta información es relevante y puede y debe usarse para mejorar la eficiencia de la oficina.

La función del administrador en esta materia no puede limitarse a tener la mayor información disponible. Tendrá que saber discriminar entre la información indispensable, la útil, la interesante y la inútil. Y luego, necesitará tenerla organizada, de manera que sea de fácil acceso, pertinente y oportuna.

Un buen administrador debe ser capaz de identificar dónde está esa información y cómo utilizarla correctamente. Eso es lo que permite asignar bien los trabajos internamente, prefiriendo a abogados con conocimiento y experiencia por sobre aquellos que deben estudiar un tema desde el “abc” para prestar una asesoría de calidad. Esto es, requiere conocer muy bien su mercado interno.

Además, debe poder encontrar toda la información relevante de otros casos de similar naturaleza en los que haya participado su oficina, de forma de ahorrar tiempo y tener una pauta básica de la documentación, haciendo más eficiente el trabajo de los abogados a su cargo.

Por último, el administrador debe tener una muy buena idea de los costos asociados a una determinada asesoría, la mayoría de las veces basada en experiencias pasadas, de forma de hacer cotizaciones de honorarios realistas y competitivas. Por lo mismo, habrá de tomar todos los resguardos para evitar filtraciones de información, adoptando medidas de seguridad adecuadas.

Todo lo anterior supone un manejo organizado de la información y en la actualidad existen procesos computacionales que ayudan enormemente en esta materia, como sistemas de registro y control de horas y asuntos, de facturación y cobranza y de administración de documentos tanto físicos como electrónicos.

El mayor activo es el capital humano

A diferencia de otras industrias, la de prestación de servicios profesionales – entre las que se encuentra el ejercicio de la abogacía- encuentra su activo más valioso en las personas que trabajan, no en los bienes físicos. Las oficinas de abogados no tienen necesidad de contar con activos físicos cuantiosos -la mayoría de ellas ni siquiera es propietaria del inmueble donde funciona y el equipamiento necesario para funcionar, aun lujosamente, es de menor cuantía-. El verdadero capital lo conforman primordialmente sus abogados.

Una oficina de abogados que sobresale y perdura en el tiempo con éxito profesional y económico, es aquélla en la que su administrador es capaz de estar constantemente:

• Identificando, atrayendo y reteniendo a profesionales talentosos.
• Obteniendo el compromiso de esos profesionales para seguir la estrategia del estudio.
• Administrando adecuadamente a sus profesionales.
• Liderando y gobernando de manera tal que tanto la oficina como sus profesionales prosperen y se sientan recompensados por su trabajo.

Estas son las capacidades que le dan a los estudios más prestigiosos su ventaja competitiva y es función de su administrador alinear a sus abogados, lo que significa crear prácticas y estructuras organizacionales que, simultáneamente, hagan calzar los requerimientos estratégicos del negocio y las necesidades de sus trabajadores más importantes. Mientras más personas en la oficina estén motivadas por cumplir sus labores para alcanzar las metas de la misma, es mayor la probabilidad de que la oficina vaya a tener éxito. Esta consideración ha llevado a algún autor a sostener que la gente a la que se le paga es más importante en el mediano y largo plazo que la gente que nos paga.

Coordinación con los socios

Uno de los desafíos más importantes para un administrador es el manejo coordinado de los socios de su oficina, quienes cumplen el doble rol de trabajadores y dueños del boliche.

Para ello, debe conseguir un consenso amplio en varios aspectos claves. Por ejemplo, los socios deben aceptar que un tercero les dé ciertas directrices y renunciar en algún grado a su propia autonomía; asimismo, debe haber un acuerdo explícito en cuanto a valores y estándares de conducta compartidos entre ellos; además, los socios deben convenir en actuar como miembros de un equipo, aceptando obligaciones y una mínima disciplina interna. La falta de tal consenso puede hacer fracasar su función de liderazgo.

Para finalizar, un apunte que no se puede pasar por alto: por muy capaz que sea un profesional, nada asegura que sea un buen administrador. El trabajo de gestionar un estudio tiene poco que ver con la inteligencia racional o la lógica. Más bien, requiere de habilidad para influenciar emociones ajenas, crear energía, entusiasmo, pasión y compromiso. La administración, entonces, es una habilidad social, que debiera confiarse a personas que tengan una fuerte dosis de inteligencia emocional.