Tribunales sin papeles, La experiencia portuguesa

Citius es el sistema desarrollado hace menos de cinco años por el Ministerio de Justicia de Portugal, que ha logrado la desmaterialización total de los procesos.

¿Hasta dónde podemos avanzar? Esa parece ser la pregunta que debemos hacernos respecto de nuestra justicia en momentos en que, como los actuales, nos encontramos en pleno proceso de establecimiento de nuevos sistemas procesales. Algunos ya instalados completamente, otros en proceso gradual de implementación y otros comenzando recién su discusión legislativa; sea cual sea su estado actual, lo cierto es que en conjunto marcan una transformación histórica en la manera de resolver nuestros conflictos en sede judicial, y no sólo debido a la intensa modernización de los procedimientos judiciales que introducen, sino también gracias a las nuevas definiciones orgánicas integradas como sustento de esos nuevos procedimientos.

Así, la liberación del juez de la función de administración de los tribunales, con la correlativa profesionalización de aquella, la creación de tribunales de composición colegiada, pero de ejercicio jurisdiccional unipersonal, la estandarización de la composición de las plantas de funcionarios según el número de jueces que componen cada tribunal y la creación de unidades administrativas internas con funciones específicas predeterminadas, son sólo muestras de un nuevo y propicio escenario para avanzar en procesos de trabajo más eficientes y de mejor calidad, que redundan indefectiblemente en una mejor respuesta judicial.

El impulso a la utilización de mecanismos tecnológicos en el desarrollo del proceso, por su parte, se convierte en otro gran acierto de estos nuevos sistemas procesales, al introducir herramientas que hasta poco antes que aquellas reformas se hicieran realidad veíamos lejanas y quizás inaccesibles para nuestro mundo jurídico. Y ello, a pesar de que en otros campos tales como la ingeniería y la medicina e, incluso, en áreas estrechamente relacionadas con nuestro ámbito el comercio y el campo financiero aquellas son, hace mucho, herramientas fundamentales para el desarrollo de su actividad.

Parece ser posible afirmar que la introducción de nuevos elementos en nuestro ámbito, tales como la carpeta virtual, los registros de audiencias, la videoconferencia, entre otros, con el consiguiente cambio cultural que eso implica, fue posible sólo gracias a las reformas procesales realizadas.

Por ello, encontrándonos ad portas de la introducción de nuevos sistemas procesales procedimiento tributario y aduanero, desde el próximo año, y reforma procesal civil, como proyecto de ley en discusión en el Congreso, creemos estar ante una oportunidad única de avance hacía un perfeccionamiento de lo ya alcanzado, así como de exploración de nuevas herramientas y oportunidades que, junto con entregar los elementos de certeza y seguridad que nuestra labor requiere, mejoren y faciliten la labor judicial.

Y en conocimiento del desarrollo de nuevas herramientas tecnológicas y nuevas aplicaciones de éstas en el campo jurídico en diversos modelos comparados, parece útil alzar nuestra vista hacia ellos y revisar cuáles son las herramientas que la tecnología hoy nos ofrece.

Citius, la experiencia portuguesa

Citius, proveniente del latín, y que significa “más rápido, más acelerado”, ha sido el nombre escogido para denominar a un ambicioso proyecto desarrollado por el Ministerio de Justicia de Portugal, que ha logrado, en menos de cinco años, la desmaterialización íntegra de los procesos en los tribunales de justicia (civiles, de familia y menores, y de trabajo), satisfaciendo finalmente la aspiración de crear los denominados “tribunales cero papel”.

Ello, a través de la utilización de un sistema informático especialmente diseñado para el desarrollo eficiente de la actividad judicial, que mediante la transferencia electrónica de datos como base para el desarrollo de la tramitación del proceso, permite a los intervinientes la presentación en línea de los escritos de parte, los documentos que se presenten como medio de prueba y todo otro antecedente que se requiera introducir para la marcha del proceso.

Asimismo, y a nivel interno del tribunal, permite una distribución automática de la causa entre los diversos funcionarios judiciales intervinientes, acelera y simplifica la tramitación interna de los documentos y facilita la resolución de las actuaciones del juzgador mediante la firma electrónica. Todo ello redundando no sólo en una mejor gestión y organización de la labor interna de los tribunales, sino además en el establecimiento de condiciones de mejor información y absoluta transparencia para los usuarios del sistema, especialmente, para los abogados.

Y es justamente la transferencia electrónica de datos y, por tanto, la prescindencia absoluta del papel como soporte para toda presentación, la base misma de las máximas ventajas que se pueden obtener de este sistema informático.

Así, lo que a primera vista pudiese parecer una mera característica, se transforma en el punto crucial de comparación y de ventaja, con respecto a lo que hoy contamos en nuestros nuevos sistemas; y es que la posibilidad de introducir información necesaria para el desarrollo del proceso en forma directa por los propios intervinientes, evita el traspaso de dichos datos desde un documento presentado, ya sea en formato papel (como escrito tradicional) o en formato digital (como documento adjunto), permitiendo la utilización directa de tal información durante todo el proceso, facilitando el manejo de los datos por parte del tribunal y, consecuentemente, permitiendo un control estadístico pormenorizado y automático de la labor judicial.

Todo ello sin olvidar obvias externalidades positivas como un importante ahorro económico en el insumo papel y las consecuencias favorables para la conservación del medioambiente que eso implica.

Por otra parte, y como consecuencia de que el sistema ha sido diseñado para cada procedimiento en particular, es posible destacar una serie de otras virtudes que presenta, tales como señales o alarmas de vencimientos de plazos, notificaciones automáticas de un importante número de resoluciones, avisos electrónicos por falta de información mínima requerida para la validación de ciertas actuaciones, tanto para el tribunal como para los litigantes, entre otras aplicaciones.

Todas éstas con el fin de coadyuvar a la labor judicial para un correcto desarrollo del proceso, otorgando altísimos estándares de seguridad y certeza en las actuaciones realizadas y en los registros que de ellas se efectúen, permitiendo una notable disminución de dilaciones e incidencias, tales como las consecuencias de un error en el cómputo de un determinado plazo, la omisión involuntaria de información necesaria para una determinada actuación o la falta de notificación de las resoluciones, entre otras.

En concreto, desde el punto de vista de los diversos intervinientes del sistema, las ventajas de Citius pueden ser analizadas como sigue:

Para los litigantes, permite la tramitación en línea de todos los escritos y demás presentaciones, como la introducción de medios de prueba documentales con el simple uso del certificado personal e intransferible del abogado correspondiente para proceder a tales presentaciones electrónicas, permitiendo el envío en línea automático y el otorgamiento de un certificado de entrega de tal presentación; admite la consulta en línea del estado pormenorizado del proceso en todo momento, evitando el desplazamiento de los litigantes a los tribunales con dicho fin. Desde el punto de vista de la gestión interna del tribunal, el sistema permite la distribución automática de los procesos entre las unidades administrativas respectivas, simplifica la gestión documental, permite el registro íntegro de todas las actuaciones realizadas por el tribunal con especificación de lo realizado en cada causa y del estado en que se encuentra ésta, posibilita la práctica de diversos actos procesales en lotes, el registro de las causas en tramitación, el de las gestiones particulares pendientes y la realización de notificaciones en forma automática, vía electrónica.

Para el juez, el sistema implica la posibilidad de acceso inmediato a todos los procesos atribuidos a su gestión, la práctica de todos los actos procesales directamente en Citius a través de la firma electrónica, el registro de todos los actos procesales realizados, la circulación interna de la causa en forma virtual y automática, la visualización electrónica del proceso, la obtención automática de estadísticas de su trabajo y el agendamiento electrónico de audiencias con sistema de alarmas para los intervinientes.

Las ventajas que el sistema presenta son indiscutibles, como también lo es el cambio cultural que implican.
Por ello, parece trascendente comenzar a analizar y socializar sus características y experiencias, a fin de evaluar, a la luz de nuestro ordenamiento, la viabilidad que un sistema similar pudiera alcanzar en el futuro y dilucidar, finalmente, hasta dónde podemos avanzar.